電子契約はどこまで普及する?役所は無理でしょ

コロナ禍で問題になったのがハンコをつくだけのための出社。これが契機で脱ハンコ、電子契約に一挙に進むか!と言うと、そうは思えない事情が。

企業間の契約であれば、確かに電子契約でOK。電子契約にすれば収入印紙を貼る必要もないですし。電子契約の方がいろいろな意味で有利です。

しかし我が社のように政府機関とか、地方自治体が相手だとどうか?まず政府機関は契約書にそもそも収入印紙を貼る必要がありません。契約相手となる我々の側だけ貼る必要があるのです。

さらに、電子認証には役所には受け入れにくい問題が。それは、電子認証を受けるためには第三者機関を通すわけですが、そこで契約書や契約日時などが記録されてしまうこと。

「そんなの当たり前じゃん。そうしなければ改変されてしまうでしょ。」

と普通は思いますよね。でも役所の契約は「改変したい」ことがよく生じるのです。どういうことか?

例えば契約開始日になっても契約書そのものができていない!当然口約束のままで仕事を始めて、契約書はバックデートして契約開始日以前の日付を書き入れなくてはなりません。紙の契約書であれば、日付を契約開始日以前にしておけば、何の問題もなし。ちょっとくらいの遅れならば問題になりません。知られていないですが、こうした遅れは結構頻繁に発生するのです。

こうした事情がありますから、本当は一番に紙の契約書をやめなければいけない役所が、一番紙の契約書から離れにくいのではないか、とにらんでいます。

企画書・提案書・プロポーザルの書き方の参考書

現代社会においては、企業が仕事の受託を目指す時に競争制が取られているケースが多々あります。単純な物品の納入であれば価格競争であることもありますが、それ以外ですと企画競争あるいは、企画と価格を組み合わせて提案し、他社との競争になります。

誰しも「より良い企画書(提案書・プロポーザル)を書きたいと思いますが、その場合に検討されるのはほとんど「企画する内容」だけです。

無論企画する内容が最重要であることは論を待ちませんが、ライバル会社と企画内容でさほどの差を付けられない場合も多いでしょう。ではそのような時には、選ぶ側は何をポイントに選ぶか?当然のことながら、企画書の分かり易さや、構成力、説得性の高さなどが基準の一つになります。「うん、この企画書は分かり易い」となれば、同じレベルの競争相手よりも頭一つ抜けることができるかもしれません。

では企画書・プロポーザルの書き方をどうやって学ぶか?アマゾンで「企画書 書き方」とかで検索すれば、無論何冊か参考書がヒットします。無論、こうした本はそれなりに企画書執筆の初心者には役に立つわけですが、多分、こうした本が見落としているのは「そもそも他人を説得するための文章作成とはどういうものであるか」という基本です。

その意味でお勧めしたいのが『小論文・レポートの書き方 パラグラフ・ライティングとアウトラインを鍛える演習帳』です。大学・大学院や塾、コンサルタント企業などがテキストとして採用しています。大学や大学院は課題のレポートや論文執筆力を向上するため、塾は受験小論文対策のため、そしてコンサルタント企業は企画書や報告書の説得力を上げ、また作業効率を高めるために利用しています。

本書は一般書店には出回っておらず、アマゾン等で購入するか、書店や生協を通じて注文する必要があります。一般書店で出回っていないため、あまりあちらこちらで取り上げられたり、ランキングに登場したりはしていないようですが、「知る人ぞ知る」文章作成のための参考書です。

Yahoo!ショッピング に出店してみました

当社は出版事業を行っていますが、非常に規模が小さいため出版取次(トーハンや日販など)との取引もなく、また「再販制度で書店から送り返されたらかなわない」こともあって、出版取次を経由して一般書店で書籍を販売する意図も持っていません。もっぱら通販や、注文を受けての販売を行っています。

一番重要なのは「アマゾンで自費出版本を販売する方法」という記事で紹介した Amazonのe託販売サービスを使うもの。さすがに書籍を販売するならAmazonが最強です。

アマゾンで自費出版本を販売する方法

それでも、ひょっとしたらと思って出店してみたのが Yahoo!ショッピング。出店料が無料というのはやはり大きく、少しでも販売するチャンスを増やすことを考えたのと、「ひょっとしてYahooでもTポイントを使いたい人(あるいは貯めたい人)がいるのでは?」と思ったからです。

YahooポイントとTポイントを統一

Yahoo!ショッピングで販売してみたら、僅かではありますが、案の定、Tポイントを使って買い物をする人が。楽天市場みたいに固定の使用料が必要ならば、とてもやっていけませんが、出店料無料のYahoo!ショッピングならではですね。

ISO14001

ISO14001は最近よく目や耳にしますが、一体なんでしょうか。14001という数字はISO本部 (International Organization for Standardization) が付けている単なる番号ですから、数字だけでは全く意味不明ですが、これは環境マネジメントシステム(EMS:Environmental Management System)を企業などの組織が構築するために要求される企画です。ISO14001を取得していなければ環境マネジメントシステムができていない…ということではありませんが、権威ある第三者の確認を受けたことを証明できるのがISO14001です。

では環境マネジメントシステムとは何かと言うと、組織の活動に伴う活動や製品・サービスなどが環境に与える負荷を継続して低減するための組織内システムのことです。

ただしISO14001は特定の環境基準を満たすことを証明するものではありません。あくまでもマネジメントシステムが構築されたことを確認するための規格となっています。つまりISO14001を取得しているから、国の環境基準を守っていることの直接の証明になっているわけではないのです。ISO14001は社内でそうした取り組みを行うためのシステムができていることの証明に過ぎません。

実際にISO14001で求められるのは、組織内でまず環境方針を立て、その実現のための行動を計画し、実施し、モニタリングや評価を行い、その結果をチェックしてフィードバックして必要があれば計画を見直し、再度計画を立てるというサイクルです。

ISO14001のこのサイクルは、国際協力の分野で言うプロジェクトサイクルに似ていますが、それがシステムです。プロジェクトの場合、本来目的を達成したら終わりになるものにサイクルという概念を持ち込んでいる点に問題がありますが、ISO14001の場合は、組織が継続して事業を行っていくことが前提ですから、このようなサイクルがシステムとして成り立つはず…なわけです。

実際には企業がISO14001の認証を受ける理由は、どうもクリーンなイメージが得られる、というあたりあるような気もしますが。

ISO14001の認証を受けるには

ISO14001の認証はどこが出しているのでしょうか?日本国内では環境マネジメントシステム審査登録機関が審査をして認証を出しています。財団法人や株式会社が名を連ねていますね。

ISO14001の認証料金は組織のサイズによっても若干違いますが、申請料金、基本料金、審査料金、登録証発行料金などを合わせて、数十万円かかるのが普通です。

これはもちろんISO14001の認証に係る料金ですから、ISO14001の認証を受けるためにISOコンサルタントなどに準備やアドバイスを依頼したら、コストは鰻登りになります。

さらに毎年ISO14001認証の登録維持料金などがかかりますから、一度取得すれば良いわけではなく、ずっとコストがかかり続ける認証なのです。

ISOコンサルタントとは

ISOコンサルタントというのは、企業などの組織がISO規格の認証を受けるのを手助けするコンサルタントのことです。ISO14001認証の場合には、ISO14001環境マネジメントシステム審査員などの資格を持つ人がほとんどです。

ISO14001環境マネジメントシステム審査員というのは、その名のとおりISO14001認証を行う資格を持った人ですが、個人で認証を行うわけではなく、環境マネジメントシステム審査登録機関に入って認証を行います。したがって、環境マネジメントシステム審査登録機関に入っていない場合には、独立したコンサルタント業務を行うことができるのではないか、と思います。

ISO14001環境マネジメントシステム審査員になるためには審査員研修機関の研修コースの合格修了が必要となります。資格には三段階あり、審査員補、審査員、主任審査員の順に進みます。それぞれの資格の違いや、資格取得の仕方は調べましたがよくわかりませんでした。

測量士などの場合だと、測量士補から実務年数によって測量士になれますから、同じように経験や実績を申請して取得するのかもしれませんね。

Yahoo!カテゴリへの登録

インターネットを通じたビジネスや広報を行うのに、いわゆるSEO(検索エンジン最適化)は欠かせません。その中でも重要な一つが、大手サイトからのリンクを貰うこと。以前はYahoo!のカテゴリ登録はその中でも最強でした。

現在はと言うと、Googleが全盛を誇りますから、以前ほどの威力はありませんが、それでもYahoo!からの集客や、Googleでサイトの評価を高めるためにはやはり有効。

ただし、以前ほど簡単にはYahoo!カテゴリに登録できなくなっており、特にビジネス用のサイトには、有料のYahoo!ビジネスエクスプレスというサービスを使わないといけません。このサービスは、登録を保証するものではありませんが、登録したいサイトに関してアドバイスをしてくれて、登録手続きを代行してくれます。実質的には、ここでお墨付きをもらえば多分登録できますが、手数料として一般のショップでっても5万円+消費税がかかります。

今回このサービスを利用して、とんぼ玉ミュージアムショップというネットショップをYahoo!カテゴリに登録してもらいました。

登録された当日。早速オフィスの電話が鳴りました。まずは西日本新聞の関連会社から。内容は広告の提案。ちょうど明日の記事+広告欄が埋まらずに困っていたので、広告を出してくれないか?という依頼。「明日の朝刊」という提案がなかなか凄いですね。

次にかかってきたのは、女性向けのWEBポータルを経営している会社から。特集を組んで、そこに広告を出さないか、という提案。

こうした広告関連企業は、Yahoo!カテゴリの新着を毎日チェックして、自分のところの紙面やWEBの内容、つまりは顧客層に合いそうなサービスが登録されたら、早速広告の提案をしているのでしょうね。

結局新聞広告だけ試してみることにしました。理由は、通常WEBのポータルを使っているような人たちではない層が見る可能性があること。WEBサイトへの掲載ならば、自社でSEOを時間をかけてやって行けば良い話ですから。

実は新聞広告でもさほどのインパクトがあるようには思っていないのですが、新聞広告の効果の有無を確認しておきたいと思ったので、広告料を払うことにしたのです。さて、どうなるか。

値引きはしない

今日は当社に問い合わせがあった仕事の受注に向けたプレゼンの日。何でも5社に見積もり依頼が出してあるとか。当社は単なる one of them のわけですね。

明らかに値段を比べるだけしか頭にないような先方ですが、当社は値引きはしません。とれなくても元々、担当社員の経験値をあげる目的でプレゼンに臨みます。

今までの経験から、見積書で安いところを探している企業は、一緒に仕事をしても面白くないし、次々に値引きの要請が来るだけです。

当社は丁寧な仕事をしたいですから、その他社とは違うサービスの内容を理解してもらえる所を発掘して行くつもりです。

今回のプレゼンで、相手が「他社とは違うな」と理解して、若干の値段差に目をつぶって当社に発注してくれるようなら、今後も取引先として残るでしょうが、「安いだけ」の所を探しているのであれば、今回のプレゼンを限りに縁が切れるでしょう。